应付账款 (AP) 流程是公司财务健康和效率的关键部分之一。公司遵循此流程可确保按时偿还债务并维持良好的供应商关系。
这也极具挑战性，尤其是在没有结构良好的系统的情况下。我们随时为您提供帮助。让我们来探讨一下为什么 AP 流程改进很重要、应避免的常见陷阱以及实现最佳效率的 15 条技巧。
改进 AP 流程为何如此重要？
推动销售和创造收入是媒体关注的焦点，但有效管理费用是确保企业 准确的手机数据对营销成功的影响 盈利和可持续性的后端。改进 AP 流程很重要，原因如下：
降低成本：通过减少手动输入、错误和返工来降低每张发票的处理成本。
提高效率：可以快速、轻松地完成任务，从而让员工有时间进行更具战略性的活动。
提高准确性：结构良好的应付账款流程可最大限度地降低重复付款、多付款或欺诈性发票付款等错误的风险。
更好的现金管理：提高应付账款的可视性可以实现更好的现金流管理，利用付款条件并利用提前付款折扣。
监管合规性：优化的 AP 流程可确保遵守税收法规和审计要求，降低处罚风险。
改善供应商关系：及时准确的付款会对与供应商的关系产生积极影响，从而带来更好的条款和服务。
将 AP 外包给专业服务提供商也可以利用他们的专业知识和技术来提高效率和准确性。
AP 流程中的常见挑战
虽然每个企业都会面临各自的挑战，但在 AP 流程中往往会出现一些共同的挑战：
缓慢的过程
AP 流程缓慢可能是由多种因素造成的，例如：
手动数据输入
纸质发票处理
缺乏标准化程序
低效的工作流程系统
这种迟缓可能会导致付款处理延迟，从而引发其他问题，例如供应商关系紧张或错过提前付款折扣。
员工检查公司发票，确保没有重复的发票
重复和延迟付款/发票
平均而言，一家公司重复付款的次数占其总付款次数的0.8% 到 2.0%。当一张发票被处理多次时，就会发生重复付款，这种情况可能是由于记录保存不善、发票与采购订单不匹配以及数据输入错误而发生的。
另一方面，逾期付款通常是由于流程效率低下、审批瓶颈或发票放错所致。这些问题不仅会造成财务损失，还可能损害公司的信誉并导致额外的逾期付款费用。
未经授权的付款
当应付账款流程中缺乏足够的控制来验证发票的合法性和准确性时，就会发生未经授权的付款。其中还包括未经适当批准或针对虚假发票的付款。
人为错误
人为错误是任何手动流程中固有的风险。在 AP 中，这可能表现为：
数据输入不正确
费用分类错误
供应商付款细节错误
会计差异
这些错误非常耗时，并可能导致更严重的后果，如财务损失和供应商关系受损。
手动流程和纸质检查
在当今数字时代，依赖手写笔记、物理文件保存和纸质支票等手动流程是繁琐且过时的。
它会拖慢付款周期，导致文书丢失，造成积压，并使得难以有效地跟踪和管理现金流。由于邮寄费用、支票欺诈的可能性以及填写、签署和邮寄支票所涉及的手工劳动，它比电子支付方式更不安全且成本更高。
欺诈和盗窃
如果没有适当的控制和监督，组织可能会成为欺诈行为的受害者，例如伪造发票、供应商多收费用或员工挪用资金的内部欺诈。
这些活动会导致财务损失、危及组织的完整性并可能导致法律后果。
15 条建议助你改善 AP 流程
如果您想在 2024 年改进 AP 流程，请考虑以下 15 条可行的建议：
1. 简化部门工作流程
优化 AP 部门的工作流程是提高效率和准确性的关键。精简包括评估和重新规划 AP 流程，以消除冗余任务并创建更合理的操作顺序。
标准化程序：制定整个公司一致的清晰、标准化的应付账款程序，包括如何接收、处理、批准和支付发票。
集中发票管理：使用集中系统管理发票。这提高了可见性，从而可以更轻松地跟踪和管理应付款项。
明确角色和职责：定义 AP 团队中的角色和职责。确保每个成员都知道自己的任务以及执行任务的顺序。
简化工作流程可提高整个支付流程的可靠性和透明度，为企业的财务运营奠定坚实的基础。
2.数字化和无纸化
通过数字化发票和其他财务文件，您可以省去大量手动纸质处理。无纸化应付账款流程始于为每笔交易创建电子记录。与纸质文件相比，电子文件处理速度更快、存储更方便、检索更简单。
无纸化办公对远程工作环境也有影响。借助数字文档和基于云的 AP 系统，团队成员可以从任何地方访问必要的文件并执行任务，这对于移动和全球分散的员工队伍来说尤其有价值。
员工在公司系统中输入数据
3. 自动化数据输入
数据输入自动化软件使用光学字符识别 (OCR)读取和提取发票和其他财务文件中的数据。然后，该软件可以将数据填充到您的 AP 系统中，从而大大减少数据输入时间并最大限度地减少人为错误。
实施数据输入自动化需要选择合适的 AP 自动化解决方案，配置软件以识别和正确解释您的特定文档类型，并设置验证规则以确保准确性。一旦到位，这项技术可以：
加速发票到付款周期
减少管理费用
提高数据准确性
增强文档管理和检索
让员工专注于更高价值的活动
总体而言，自动化数据输入是实现 AP 流程现代化的关键一步。
4. 建立 KPI
建立关键绩效指标 (KPI) 对于监控 AP 流程的绩效和效率至关重要。KPI 为您提供可衡量的值，反映 AP 操作的成功程度，帮助您确定需要改进的领域并确保实现目标。
以下是一些常见示例：
处理每张发票的成本：处理一张发票的总成本。它包括人员、管理费用和技术成本除以处理的发票数量。
发票处理时间：从收到发票到准备付款所需的平均时间。处理时间越短，AP 流程就越高效。
错误率：包括数据输入错误、付款错误和发票重复。
每个应付账款员工的发票数量：此 KPI 通过显示每个员工在给定时间范围内处理的平均发票数量，帮助评估应付账款员工的工作量和生产力。
通过定期审查这些 KPI，您可以评估 AP 部门的绩效并做出数据驱动的改进决策。
5. 避免重复付款
重复付款可能会导致不必要的现金流出，并且可能是 AP 流程中更深层次问题的征兆。
避免重复付款的一个有效方法是使用三方匹配。此过程涉及将发票与采购订单和收货单或装箱单进行交叉引用。
通过验证所有这些文件中的详细信息（例如数量、价格和条款）是否一致，您可以在处理付款之前确认发票的合法性。
6. 立即解决争端
纠纷可能因发票不一致、交货不符或商品或服务质量问题而产生。当这些情况发生时，立即解决非常重要。
高效解决争议的关键是制定明确的程序。该程序应概述谁负责调查，并制定内部（AP 和采购之间）和外部（与供应商或服务提供商）沟通指南。
