阿馬爾·馬扎爾
最後更新於
2024 年 4 月 25 日
提醒是指您忘了某些事情。現在在電子郵件行銷中放大這個概念，您會意識到大多數基於產品的企業都依賴基於提醒電子郵件的成功銷售。確定如何以及何時發送提醒電子郵件是一個難題。它代表了事情的緊迫性，但同時又不會聽起來太粗魯或直截了當。
那麼行銷人員如何平衡滿足客戶的需求和先完成任務的需求呢？
在本文中，您將學習創建受企業鼓勵的提醒電子郵件的簡單易懂的技巧以及帶有清晰示例的最佳實踐。
什麼是提醒電子郵件？
提醒電子郵件是一種電子郵件，旨在提醒人們即將發生的事件、截止日期或其他重要任務。
提醒電子郵件可以是溫和的提醒，也可以只是友善的提醒。知道其內容。
這些電子郵件通常在活動日期前 1-2 天發送。
一封好的提醒電子郵件也應該有友善的問候語，並以對話的語氣書寫。俄羅斯賭博數據 電子郵件主旨行的內容應該個性化，包括收件者的姓名，並且應該清楚事件發生的時間。
為什麼發送提醒電子郵件很重要？
提醒電子郵件是促使人們採取行動的好方法。本公司會因為多種不同原因使用這些電子郵件。
例如，它們也是幫助人們記住他們可能忘記的事情的好方法。
這些提醒電子郵件中友善的語氣至關重要。重要的是不要在電子郵件中顯得過於咄咄逼人或咄咄逼人。重點在於主題行，因為這將是人們打開電子郵件時首先看到的內容。
另外，發送提醒電子郵件的一些顯著好處還包括：
它可以透過提醒人們您的產品和服務來幫助您擴大客戶群。
它還可以幫助您省錢，因為它可以防止人們忘記他們的訂閱，因此他們不必支付信用卡的滯納金或罰款。
另一個好處是，它可以鼓勵顧客在他們再次忘記之前購買，從而引導他們回到您的商店並增加收入。
何時發送提醒電子郵件？
不知道何時應該發送提醒電子郵件可能會令人困惑。有時行銷人員可以將放棄電子郵件作為提醒電子郵件交叉發送，但由於其意圖，它不會那麼有效。
以下是公司可以從發送知情提醒電子郵件中受益的一些已確定情況。
資訊圖表：何時發送提醒電子郵件？
1.逾期付款提醒
商務禮儀是在截止日期前或截止日期前付款。由於多種原因，事情可能會出錯或變慢，主要是當事情在信用基礎上運行時。但身為賣家，你仍然有權利賺到這筆錢，對嗎？當付款期限已過且資金仍存在疑問時，有必要發出付款提醒。
2. 錯過工作期限提醒
先進的技術系統和遠距工作平台使員工能夠在千里之外進行協作和工作。即使在同一屋簷下工作，如果員工落後於他們的時間表，這對管理層來說是一個危險信號。發送提醒電子郵件以完成最後期限是至關重要的，而不是落後於專案。
3.重要事件提醒
有些活動、日期或其他截止日期非常重要，不容錯過。如果您與國際客戶有一次會面，但由於另一次約會而錯過了怎麼辦？提前溫和地提醒您的電子郵件時間表將會為您保持在管道中創造奇蹟。
4.面試提醒
如果潛在候選人正在競選新工作或需要對即將到來的面試進行跟進，我們將非常感謝您發送後續提醒電子郵件。透過準時或不用大量資訊打擾經理，這也為他們帶來了獲勝的機會。精心定時的後續提醒電子郵件將幫助您脫穎而出（在發送面試感謝電子郵件幾天後）。
5. 友情連結提醒
連結建立者在連結建立活動方面有很多工作要做。儘管開啟率很高，但收件者收件匣中的實際回覆率可能較低，因為您的電子郵件可能被隱藏在類似的電子郵件之下。因此，您的潛在客戶會分心，可能永遠無法開啟電子郵件。
大多數連結建立活動在發送提醒電子郵件後就會成功。那麼，為什麼不輕輕地推動您的潛在客戶，看看他們對您之前的電子郵件有何看法呢？
6. 協作提醒
行銷人員總是尋求漸進的合作來提升其品牌形象。忙碌的日常工作可能會打亂日程。大多數情況下，他們必須面對這樣的情況：他們承諾返回更多詳細信息，但錯過了最初的消息。提醒電子郵件可以幫助建立正確的聯絡人，看看雙方是否意見一致。
7.銷售提醒
兔子從帽子裡出來了！銷售提醒是最棘手的。為了吸引潛在客戶的注意力，提醒電子郵件至關重要，號召性用語的目的也是如此，即在不過度打擾的情況下轉換他們。
只要您提供獨特的賣點並明確意圖展示利基產品或服務，一封簡單的銷售提醒電子郵件就可以完成這項工作。
8.產品上線提醒
企業不斷發展其產品功能並引入新工具。發送產品發布提醒電子郵件就是利用最有效的溝通方式。例如，發送網路或行動推播通知也可以，但隨後應該發送提醒電子郵件。
9.內容推廣提醒
推廣內容？電子郵件外展是最常見的策略，類似於連結建立。內容推廣提醒電子郵件吸引了部落客或影響者對透過播客、網路研討會甚至部落格進行的富有成效的合作的關注。這些電子郵件可以是精確且有建設性的，具有清晰的訊息和簡單的主題行來說明意圖。
10.數位公關提醒
數位公關正迅速成為流行品牌的最愛。但這並非易事。它可能與內容推廣或分享重大成就有關，但要做到這一點，您需要聯繫負責新聞稿的相應記者或公關助理。根據 Mailshake 分享的統計數據，兩天後跟進會增加被列入黑名單或垃圾郵件的機會。
您應該等待多長時間才能發送提醒電子郵件？
發送溫和提醒電子郵件的理想時機將根據意圖和情況而有所不同。對於截止日期，最佳做法是在第一個工作日以及錯過截止日期後的第二天 發送電子郵件。
根據 Propeller 的說法，如果截止日期不清楚，請在最後一次通信後至少等待 1-2 週，以便更清楚地了解情況。 Indeed 建議您在沒有收到面試回覆的情況下等待 3 天，然後再發送提醒電子郵件。您也可以使用 Mailmunch 安排提醒電子郵件並自動發送。
如何寫一封提醒郵件？
提醒電子郵件最關鍵的元素是語氣。在意圖和緊迫性之間找到驚人的平衡。不過，語氣越溫和越好。
第一次處理提醒電子郵件？以下列出了一些製作寫得好的提醒電子郵件的方法。
資訊圖表：如何撰寫提醒電子郵件？
1. 主題行
畢竟，主題行只是一個提醒，有什麼用呢？但這也是出現在收件匣中的第一個內容。一個好的主題行可以讓收件人確信你是一個人，而該訊息是重要的，而不是自動的。
收件者可能不太了解您，而且您的地址也可能不在聯絡人清單中。因此，請在主題行中使用“需要採取行動”或“截止日期關閉”等強有力的詞語。主題行要準確，足以吸引人們的注意。如果是後續提醒電子郵件，只需寫「後續」即可。
2. 問候語
與其他電子郵件一樣，提醒電子郵件應以稱呼語開頭。讓郵件內容易於理解且專業，成為溫和的提醒電子郵件。
人們常常覺得稱呼很棘手，但這是最簡單的部分。撰寫問候語時請考慮這些常見提示。
使用“親愛的”等標準術語是最佳做法（特別是如果是正式關係）。
“先生，女士，或夫人。”對於更正式的提醒電子郵件來說很常見。如果沒有，一個簡單的「你好」就足夠了（沒有名字）。
三、情況
開始編寫友善的訊息，這是提醒電子郵件的最終目的。用參考文獻、日期和細節解釋具體細節，以避免歧義。例如，一個大專案可能即將到來，而負責專案的人需要溫柔的提醒。
你可以用類似的語氣開始正文：
“感謝您同意我們啟動這個即將進行的項目的條款和條件。”
“祝賀您實現了這一里程碑。我們相信這將幫助您繼續前進。
4、解決方案
雖然解釋情況可能聽起來像是崎嶇不平的地形，但此時的提醒電子郵件語氣要柔和一些。它可以幫助您正在溝通的小型企業或有興趣的個人更有價值。
例如，如果未付款，您可以在郵件正文中提及金額和天數。
“我們於 2021 年 12 月 X 日向您發送了發票。未付金額為 234 美元。”
以以下方式解釋情況會很有幫助。
「請立即支付發票，因為我們是一家小型企業，依賴及時付款。這有助於我們確保持續的支持」。
因此，即使客戶拖欠付款，也可能是由於任何合法原因，這就是為什麼禮貌是獲得回應的最佳機會。
5. 行動
您希望收件人做什麼？用準確的話告訴他們。無論是需要支付的款項還是需要參加的會議，都要明確日期和其他細節。如果讓收件人生氣，你就不太可能有任何結果。
例如：
「我代表針對我們餐廳的不良體驗提出的投訴與您聯繫。如果您能讓我知道發生了什麼事，我將不勝感激。我們將盡最大努力為您提供幫助」。這個例子可以用在餐廳管理。
如果客戶提出投訴，付款期限早已過去，您不想注意後果。即使收件人不講道理，也要保持正式但肯定的語氣，解釋按照協議你必須遵循的程序。
6. 簽核
正式且有禮貌地永久關閉提醒電子郵件。在末尾添加您的電子簽名，其中提及您的姓名、職位和您工作的公司。然而，描述性簽核的需要可能會根據具體情況而有所不同。
撰寫提醒電子郵件時應避免的 4 個錯誤
牢記撰寫溫和提醒電子郵件的準則，收集了一些關於應避免的事情的寶貴見解。遵循提醒電子郵件的結構可以消除風險的可能性。然而，常見的錯誤確實會發生，這是可以避免的。
資訊圖表：撰寫提醒電子郵件時應避免的 4 個錯誤
1. 沒有說到重點
保持禮貌並不意味著要轉移話題。友善的訊息語氣也可以很堅定。您正在寫一封帶有特定原因的提醒電子郵件，因此要準確、清晰。這將使您的電子郵件保持結構化。
2. 讓收件人難堪
收件者已收到您的電子郵件但沒有回覆。如果出現付款提醒，可能會很尷尬。提醒某人超過截止日期的會費可能會很尷尬。因此，無論這是您的第二封還是第三封有關付款的後續提醒電子郵件，請在電子郵件中保持溫和的語氣，使其重點突出。
3. 不提供解決方案
